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财务管理制度及报销流程
2016-05-25 11:06   审核人:

一、预算管理

   高等学校预算编制应当遵循“量入为出、收支平衡”的原则。收入预算编制应当积极稳妥,应收尽收;支出预算编制应当统筹兼顾、保证重点、勤俭节约。

   学院每年根据市财政局、市教委关于编制部门预算的通知精神和要求,本着“统筹安排,保证重点,量力而行,增收节支”的原则,结合学院发展规划和部门职能,编制和上报年度部门预算,并按照市财政局预算批复,经过院长办公会研究批准,将年度预算指标分解统一下达到各个部门,作为部门年度经费预算指标,由各部门负责人负责使用管好部门经费,严格按照批复的预算指标执行,坚持厉行节约,严格控制各项经费支出,规范经费使用,提高经费使用效益。 

 

(一)预算编制

1、学院制定《预算管理办法》(京经职院发[2011]121),实施统一预算管理,所有收入、支出等均纳入学院预算管理。

 

2、学院预算采用年度预算和季度预算相结合的预算编制体系。每年7-9月开始布置和编制下一年度预算;每季度末开始编制下一季度预算(25日之前及时上报)。

 

3、预算的构成:

基本经费:包括日常经费(办公经费、交通费等),归口管理职能经费(人员经费、教学、科研,资产购置等)。基本经费中按照项目经费管理(人才培养、科研水平提高),实行归口管理,项目负责人制度,严格按照项目预算执行。

项目经费(财政专项经费):实行项目负责人制度,严格按照项目预算执行。包括:项目申报的文本(基本和专项):项目申报书(申报理由要充分)、项目支出预算明细表(细化数量、单价、型号、天数、人数、标准等)、项目可行性报告和项目评审报告(项目组人员不能作为专家评审、专家单数、200万元以上的要有外聘专家2人)、项目绩效目标(量化、具体)和效益。

 

(二)预算执行

1、各部门应当按照下达的预算组织业务活动,部门主要负责人对本部门经济活动负有直接责任。对于应上缴学院的预算收入,应及时、足额上缴,不得截留、挪用。各部门发生预算支出时,严格执行预算审批制度。

 

2、预算内支出的审批:各部门日常经费一次性支出5000元以内的由部门主要负责人审批报销;一次性支出5000元(含5000元)至10000元的须报主管院领导审批报销;一次性支出1万元(含10000元)以上的须报院长审批报销。预算外超过10万元的上院长办公会审批。目前正在修改《预算管理办法》,增加主管财务院长的审批权限,修改后按照新的办法执行。

 

3、严格执行政府采购预算,履行政府采购程序,按照《北京市2016-2017年政府采购集中采购目录及标准》(京财采购[2015]1974号)规定,做到应采尽采,凡纳入集中采购目录的项目均按规定委托集中采购机构(协议采购、北京市政府采购中心)采购。单项或批量采购金额达到200万元以上(含)的货物或服务类实行项目采购公开招标。

 

日常经费中需要执行政府采购的项目:

◆协议供货:通用耗材(复印纸、硒鼓、粉盒等)、办公设备、家具等由后勤资产处统一采购。

◆定点服务:车辆租赁、印刷服务、保险服务(车辆)、车辆维修保养、车辆加油、计算机设备维修和保养、办公设备维修和保养、互联网介入服务、会议服务、法律服务、审计会计服务、资产及其他评估服务、物业管理服务、票务代理服务(飞机票)。归口职能管理部门采购。

◆签订政府采购合同或服务协议,报销时提供政府采购清单。

 

4、基本经费按照项目管理(人才培养[2015]580号、科研水平提高[2015]581号)的支出范围:仪器设备购置费(专用设备、不得购置通用设备)、专用设备租赁费材料费(不得购置办公耗材)、测试化验加工费、差旅费(不含市内交通费)、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/信息传播(国内一般1000元、全国核心3000元、国外5000元)、讲课费、劳务费(没有工资性收入在校学生和临时聘用人员)、专家咨询费和成果鉴定费(高级专业技术职称人员800元/人天、其他专业技术人员500元/人天、超过两天的为400元/人天和300元/人天,不能支付参与项目和本单位在职人员)、培训费(教学发展中心建设项目)。

 

二、财务管理

按照中央及市委、市政府关于厉行勤俭节约、反对铺张浪费的工作要求,严格控制一般性支出尤其是“三公经费”(出国经费、业务招待费、车辆运行费)、会议费、培训费、印刷费和差旅费支出。市财政局协同有关部门印发了一些经费管理办法。

 

(一)《北京市级党政机关事业单位培训费管理办法》(京财预[2014]148)

1、建立培训计划编报和审批制度(每年上报)

2、培训费实行综合定额标准,分项核定(住宿180元、伙食110元、场地和讲课费100元、资料和交通60元)、总额控制上限(450元/人天),各项费用之间可以调剂使用,但伙食费不得超标准,对于不发生的事项按明细标准相应扣减。

3、举办培训须到政府采购会议定点场所召开。

4、支付培训讲课费标准(税后):副高级职称1000元/半天;正高级职称2000元/半天;院士、全国知名专家3000元/半天。

5、培训费报销应提供培训审批单(人事处)、培训通知(盖章)、培训人员签到表、培训机构出具的原始明细单据,以及电子结算单、财务报销审批单等凭证。

6、培训费以银行转账或公务卡方式结算,禁止使用现金方式结算。

 

(二)《北京市级党政机关事业单位会议费管理办法》(京财预[2014]211)

1、建立会议计划编报(院办)和审批制度,实行分类管理(三类会议),纳入部门预算管理。

2、参会人员在50人以上可以外出开会,会议必须选择“政府采购定点服务单位”,会期不能超过2天。

3、会议费支出标准:住宿费240元、伙食费130元(不得超标)和其他费用80元。实行总额(450元/天)控制,在支出标准总额内据实报销。

4、校内召开会议,可以参照执行,只吃一顿中午餐的,比照工作餐每人30元。

5、会议费报销应提供会议审批单、会议通知、参会人员签到表、正式发票、定点会议服务单位提供的费用原始明细单据、北京市政府采购会议费结算明细单(会议定点场所和会议举办人签字确认)等凭证作为报销依据。

6、会议费以银行转账或公务卡方式结算,禁止使用现金方式结算。

 

(三)《北京市级党政机关差旅费管理办法》(京财党政群[2014]176号、[2015]2317号)

1、建立健全公务出差审批制度,从严控制出差人数和天数(填写出差审批单)。

2、差旅费包括:交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。

◆交通费:出差人员应当按规定等级乘坐交通工具,凭票据报销。

◆住宿费:出差人员应根据出差地在职务级别对应的住宿费标准限额内,凭票据报销

◆伙食补助按出差天数计算,按规定标准(100元/天)包干使用,不再凭票据报销。

◆市内交通费按出差天数计算,每人每天80元包干使用,不再凭票据报销。

3、差旅费报销时应提供出差审批单和各种报销发票等凭证。

4、住宿费、机票等支出按规定使用公务卡或银行转账方式结算。

5、伙食补助和市内交通费补助可以发现金。

6、外出参加会议、培训的,会议、培训期间执行会议和培训费的相关制度,伙食补助和市内交通费按往返各1天计发。

无论是日常经费支出,还是专项经费支出都必须按照培训费、差旅费、会议费的管理办法执行。

 

(四)为了加强和规范公务支出管理,切实减少公务支出中的现金提取和使用。根据《北京市财政局关于实施市级预算单位公务卡强制结算目录的通知》(京财国库[2012]2949号)文件要求,制定了《北京经济管理职业学院公务卡管理暂行办法》(京经职院发[2012]110号)和《北京经济管理职业学院公务卡管理实施细则》(京经职院发[2013]60号)

1、开卡由部门统一负责提出申请报财务处,财务负责向发卡银行申请办理(在编人员)。

2、公务卡结算的范围:

原使用现金结算方式的公用经费支出,包括差旅费、培训费及1000元(人民币)以下办公费、印刷费、咨询费、手续费、会议费、公务招待费、邮电费、交通费、劳务费、租赁费、维修费、专用材料费、办公设备购置费及其他零星商品和服务等购买支出,都必须使用公务卡进行公务消费。原超过1000元(含1000元)以上的公用经费支出仍按银行转账支票(或汇款)进行结算。

3、市财政、教委等部门拨付的专项经费中涉及到《公务卡强制结算目录》的公务支出,必须使用公务卡结算或银行转账支票(或汇款)结算。

4、公务卡结算财务报销

使用公务卡结算,不改变学院现行财务管理制度和报销审批程序。使用公务卡消费时,必须取得公务卡消费交易凭条(pos机小票)和正式税务发票或财政票据;发票金额合并开具的,还应取得所购商品明细清单或者机打小票。

5、可以使用现金结算的支出:签证费、快递费、出租车费、停车费(车队)外出差旅补助费。

6、对支付给非本单位个人的支出,如:课酬等应使用向个人银行结算账户支付款项的方式支付(通过个人银行卡发放),不再现金支付。

7、公务卡只用于公务消费,不可用于个人消费。如因特殊情况发生个人消费时,应将个人消费部分单独划卡,不能与应该报销的费用混刷,否则,无法进行正常公务还款。

8、公务卡报销时,所持单据上消费日期,消费金额,商户名称须保持一致,并且和财政专网公务卡支付系统中相关消费记录信息相吻合方能报销。

9、持卡人因调离、退休等原因离开学院,应按要求及时还清债务,结清余额,停止使用公务卡,由持卡人所在部门及时通知财务处,财务处负责通知发卡银行办理公务卡销户手续。

10、每月10日之前将报销单据上报财务处。

 

三、财务报销流程

 

(一)现金报销

1、填写现金报销单,将原始单据粘贴整齐附在报销单后面,原始单据的金额应与填写的报销单金额一致,填写的内容要完整,审批手续齐全,经办人、领款人签字。

原始票据—发票:具有税务监制章或财政监制章;票据内容填写齐全包括:票据中的付款单位必须填写“北京经济管理职业学院”,金额大小写必须一致;有所购商品的名称、数量、单价、金额;必须有收款单位的财务专用章;开票人及开票日期填写完整;整张票据字体须一致;机打发票手改无效。

2、按照国务院《现金管理条例》规定,限制现金交易的范围和额度。单笔支出一千元以上的必须使用转账支票支付;单笔支出一百元以上的,建议使用支票进行支付。

 

(二)支票申领、报销

1、填写支票申领单,填写的内容要完整,审批手续齐全,申领支票时应附相应的合同、协议、审批单、培训和会议通知等。

2、支票使用完毕后应尽快办理报销手续,须在一周内办理完,控制部门支票申领张数,最多不能超过2张。

3、支票申领时一定要注明资金使用的性质,基本经费、财政专项经费、基本经费中按照项目管理的经费(人才培养、科研经费)。

4、支票报销时应填写转账报销单,将原始单据粘贴整齐附在报销单后面,原始单据的金额应与填写的报销单金额一致,填写的内容要完整,审批手续齐全。报销的发票应为财政部和国家税务局统一监制的发票,且发票项目相关内容须填写完整,时间与实际业务发生时间相符,需要报销的发票应附报销费用明细、固定资产验收单、材料入库单、政府采购清单、项目验收报告等。

 

(三)公务卡报销

1、填写公务卡报销明细表,按照消费记录逐条填写,并与报销单据、发票、pos单金额一致,填写的“消费日期”应与交易凭条(pos)上的日期一致。

2、公务卡还款系统进行了升级,原来公务卡报销如有退票费等,我们还款的时候只能按pos单上的支出金额还款,多出来的退款那部分钱还要交回财务,现在可以按照实际报销数还款,不需要填那张红单子了。

3、遵守报销时间,尽量随着业务的发生及时交到财务处,便于财务人员审核还款。

 

(四)代发业务注意事项:

原则上,专项经费(北京银行)的代发支出提供北京银行的银行卡号;基本经费(工行)的代发支出提供工商银行的银行卡号。如果跨行发放,必须填写相应的跨行发放模板,提供发放人的身份证号、银行卡号、开户行等详细信息。

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